Sistema de gestão

Por Cristiano Reis | Estratégia

Sistema de gestão: o que é, quais os impactos de utilizar, os diferentes tipos, como identificar se precisa ou não de um sistema, as vantagens em usar e como escolher um sistema de gestão.

O que é um sistema de gestão?

Não importa o tamanho de sua empresa.

Enxergue ela sempre com diversos setores:

compras
financeiro
estoque
faturamento
recursos humanos
fiscal
contabilidade
produção
marketing
pesquisa e desenvolvimento

Pode ser que uma única pessoa executará todas as funções. Pode ser que terá alguém para desempenhar cada trabalho ou, ainda, um indivíduo que acumule funções.

Toda a empresa tem sua carga de tarefas. Essas tarefas representam a atividade fim do negócio e, também, a burocracia.

Cada uma dessas áreas pode ser vista de forma isolada. Contudo, em algum momento uma área sempre “conversará” com outra.

Isso gera a necessidade de existir comunicação entre os setores da empresa. Essa é a tarefa de um sistema de gestão, também conhecido como software de gestão.

Por trás de um sistema de gestão existe uma inteligência que faz com que os trabalhos sejam automatizados ao máximo, evitando retrabalhos.

É normal associar um sistema de gestão às atividades financeiras e administrativas da empresa.

Porém, estes programas de computador não vêm só para facilitar as áreas que envolvem dinheiro e planejamento.

Há outros impactos positivos que, inclusive, são mais complexos de medir:

Qualidade de vida dos funcionários, clientes e fornecedores

Ao usar um sistema de gestão é garantido que as pessoas terão mais facilidade para lidar com as operações de compras e vendas, pois com muito menos “cliques” consegue-se a informação necessária.

Segurança na informação

Cálculo de impostos, cobranças, estoques e finanças são exemplos de dados que são gerados de forma quase que automática por um sistema de gestão.

Essas informações surgem a partir de lançamentos brutos como orçamentos, XML de notas de compra, entre outros.

Índices de desempenho

As metas da empresa precisam ser acompanhadas com bastante atenção e um sistema de gestão tem a informação necessária para o acompanhamento dessas metas.

Melhorias ao meio-ambiente

Podemos considerar, inclusive, que um sistema de gestão pode trazer benefícios ao meio-ambiente, pois reduz os níveis de uso de papel e melhora a qualidade de vida das pessoas, tornando-as mais produtivas em um tempo menor.

Tipos de sistemas de gestão

Podemos considerar três tipos de sistemas de gestão: ERP, CRM e BPM.

Cada um destes sistemas têm um propósito específico.

É preciso entender qual o seu objetivo ao adotar cada um destes softwares.

ERP

ERP é uma sigla que significa Enterprise Resource Planning.

Traduzindo: um programa de computador para realizar o planejamento dos recursos empresariais.

O ERP é o tipo mais comum de sistema de gestão.

Estes sistemas têm funções para controles de faturamento, compras, estoques, financeiro e produção.

Em meio a esses controles, há inúmeros outros controles menores que cada setor precisa. Tais como: controle de custos, integração com bancos e conciliação bancária, controles de vendas e serviços.

Cada setor da empresa terá acesso apenas a determinadas funções.

Mas todos os setores estarão interligados, recebendo informações inerentes ao seu trabalho, bem como, gerando informações que servirão para outros setores.

De uma forma bastante simplificada, a imagem abaixo mostra o conceito da integração entre os setores:

enquanto as vendas consomem estoque, elas alimentam o financeiro
enquanto as compras alimentam o estoque, elas consomem os recursos financeiros

As pessoas precisam alimentar o sistema com as vendas e com as compras. Com elas, a função de consumir e alimentar os dados para o próximo setor é o ERP que fará.

Além dessa visão departamental que o ERP pode mostrar às pessoas, é possível, também, encontrar sistemas gestão específicos para determinados segmentos.

Ou seja, um ERP voltado ao varejo será diferente de um ERP para consultórios médicos, que será diferente para serviços e assim por diante.

Apesar disso, cabe lembrar, que há sistemas de gestão parametrizáveis. Estes visam a atender diversos segmentos do mercado.

Ao escolher sistemas desse tipo, fique atento para a síndrome do pato. O pato caminha, voa e nada. Mas realiza essas funções de uma maneira bem desajeitada.

Assim, um ERP pode atender vários segmentos do mercado, mas atenderá bem aquelas áreas que existem em todos os segmentos (faturamento, estoque, compras e financeiro, por exemplo).

Só não espere que um ERP voltado para o varejo, tenha bons recursos para agendar uma consulta médica.

É importante entender quais são os objetivos com a adoção do sistema de gestão. Para não contratar um software qualquer, o que pode gerar muita dor de cabeça.

CRM

CRM é Customer Relationship Management.

Ao traduzir para o português, entendemos como sendo um sistema que faz a gestão dos relacionamentos com os clientes.

Um CRM é diferente de um ERP.

Ambos são sistemas de gestão. Mas o CRM tem por objetivo cuidar dos seus clientes.

Um CRM é capaz de condensar em um único local as mais variadas informações, desde contatos que ainda não viraram clientes, até clientes de longa data.

Estes sistemas visam guardar dados dos clientes, histórico de ações, o estágio no qual o cliente se encontra naquele momento, entre outras informações.

Com ele, os profissionais da área comercial e de marketing das empresas, terão acesso a toda a história do cliente, desde o seu primeiro contato, passando pela negociação, fechamento de propostas, contratos e todo o histórico do cliente dali pra frente.

BPM

Outro tipo de sistema de gestão é o BPM: Business Process Management ou Gestão de Processos dos Negócios.

O objetivo deste tipo de sistema é padronizar e melhorar o fluxo das informações.

O maior benefício de um BPM é a melhoria contínua, pois ao analisar a forma como um processo acontece, é possível encontrar gargalos, ajustá-los e fazer o trabalho fluir de uma maneira mais inteligente.

ERP + CRM + BPM

Não é porque são sistemas diferentes que uma empresa não poderá adotá-los na sua totalidade ou em partes.

Dependendo do porte da empresa, podemos encontrar os três tipos de software sendo adotados.

Diferentemente do passado, quando cada um dos softwares não tinha nenhum tipo de comunicação entre si, hoje em dia é possível fazer integrações entre diferentes softwares, construídos em diferentes tecnologias, plataformas e diferentes fabricantes.

Uma API, aplicação que tem por objetivo integrar plataformas de software, faz o trabalho de tradução entre diferentes softwares, possibilitando analisar os dados e encontrar soluções para os problemas.

Quando preciso de um sistema de gestão?

Se pensarmos que uma empresa, mesmo sendo muito pequena, necessita de um sistema para emitir suas notas fiscais, poderíamos dizer que um sistema de gestão passa a ser necessário já no início das atividades.

No entanto, é importante ficar atento a qual setor da empresa realmente precisa informatizar: o simples fato de usar um sistema para emitir uma nota fiscal, não significa ser necessário instalar um sistema de gestão em todos os demais setores da empresa.

Podemos dizer que a necessidade se dá a partir do momento em que as pessoas começam repetir atividades, alimentando os mesmos dados em setores diferentes dentro da empresa ou quando a automatização de um processo ou cálculo se torna mais eficiente do que se for feito manualmente.

Exemplo: um vendedor emite um pedido. O pedido é faturado através de uma nota fiscal. Essa nota fiscal gera um boleto e esta cobrança precisa ser enviada ao banco:

Quando cada uma dessas atividades precisa ser informada e repetida em locais diferentes, pode-se dizer que o sistema de gestão está fazendo falta: a nota fiscal pode ser gerada automaticamente com base no pedido. Da mesma forma que a cobrança também e a comunicação dessa cobrança ao banco, também.

Vantagens de um sistema de gestão

Economia de recursos

Com a adoção do sistema de gestão consegue-se integrar todos os processos da empresa.

Com isso, o ganho de produtividade terá seu nível elevado a uma escala muito maior.

A consequência disso será a redução de custos e o controle de desperdícios.

Vale ressaltar, que não é um processo fácil e requer esforço, mas os benefícios são grandes.

Redução de falhas

Quando um cliente é cadastrado uma única vez e a mesma informação é usada para um pedido, nota fiscal e cobrança financeira, não haverá redundância na informação daquele cliente.

Essa informação não estando repetida em vários locais, reduz a possibilidade de falha ao precisar saber o endereço, nome ou CNPJ de um cliente, por exemplo.

O mesmo vale para um cadastro de produto que pode ser usado tanto para um pedido, quando para a nota fiscal e controle de estoques.

É importante destacar que o cadastro do produto é uma das peças chave para a gestão como um todo. Neste outro material é possível identificar quais as informações são estratégicas: Produto: quais informações são estratégicas no cadastro

Padronização

Se a informação sobre a venda é lançada na nota fiscal, acaba sendo vista de sob várias formas em relatórios e consultas. No entanto, sempre será a mesma informação, apenas com visões diferentes.

O resultado oferecido por um sistema de gestão é o acompanhamento de todas as informações e ações a partir de um único caminho.

A padronização leva a uma melhor organização da empresa e de todos os setores.